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Effiziente Arbeit ist nicht nur produktiv und daher ertragreich, sondern auch zufriedenstellend für alle Beteiligten. Effiziente Arbeit bedeutet nicht durch Druck eine kurzfristige Leistungssteigerung zu erreichen, sondern durch einen gezielten Aufbau der Kompetenzen eine langfristige Wertschöpfung zu erreichen.
Vorausschauende Betriebe wissen, dass die menschlichen Ressourcen ihr größtes Potential sind. Die Kosten durch Überforderung sind nicht nur volkswirtschaftlich, sondern auch betriebswirtschaftlich (also für einzelne Betriebe) enorm. Räume tragen sehr wesentlich zu Überforderungen bei, oder aber zu einer Effizienzsteigerung. Räume sind also ein wesentlicher Bestandteil im Arbeitskontext.

Breite wissenschaftliche Basis

Räume und deren Gestaltung sind ein wichtiger Teil der Arbeitsbedingungen, die eine entsprechende Leistung überhaupt erst ermöglichen. So ist etwa mit einer Studie (lt. Werth 2013) belegt, dass der Anstieg der Beleuchtungsstärke in einer Lederfabrik von 100lx auf 600lx zu einer Produktivitätssteigerung von 50% führte.
In einer groß angelegten Studienreihe (BOSTI Studien) wurde 1984 untersucht, inwieweit die Gestaltung von Büros eine Wirkung auf die Produktivität der Angestellten hat und wieweit sich dies in finanzieller Hinsicht auswirkt. Zu diesem Zweck wurde die Produktivität vor und nach gezielten Raumverbesserungen gemessen. 5 Jahre nach diesen Verbesserungsmaßnahmen ergab die Messung eine Produktivitätssteigerung (gemessen im finanziellen Ertrag) von 15 – 17%.
Basierend auf zahlreichen Forschungsergebnissen hat das Frauninstitut das Forschungsprojekt „Office 21“ ins Leben gerufen. Dabei werden die „Anforderungen an eine nachhaltige Gestaltung unserer Arbeitswelt“ in Hinblick auf Kommunikation, Konzentration, Wohlbefinden, Produktivität, Motivation, Kreativität und Innovationsfähigkeit in Unternehmen untersucht.

„Einfache Lösungen“ funktionieren nicht

Zahlreiche Studien und Initiativen belegen deutlich den Zusammenhang von Raumgestaltung und Produktivität. Dabei wird jedoch auch klar, dass es keine „einfachen“ Lösungen gibt, die etwa lauten: „Verwende die Farbe Gelb und die Konzentration am Arbeitsplatz steigt um 20%.“ Diese einfachen Lösungen funktionieren deshalb nicht, weil jeder Arbeitsplatz aus einem Konglomerat an Einflüssen besteht und weil an jedem Arbeitsplatz andere Anforderungen bestehen.
Will man eine nachhaltige Produktivitätssteigerung erreichen, ist für jeden Arbeitsplatz und für jede Arbeitsgruppe eine Analyse des Ist-Standes und eine Definition des Zieles notwendig. Ohne diesen „Rahmen“ basieren Gestaltungsmaßnahmen auf der Basis von Versuch und Irrtum und werden in den Kosten nicht gerechtfertigt sein.

Gezielte Maßnahmen

Durch eine Ist-Stand-Analyse werden gezielte Maßnahmen möglich. Diese Maßnahmen können auf sehr unterschiedlichen Ebenen liegen und sehr verschiedene Probleme beheben. Hier einige Beispiele:

Reduktion von Belastungen

Ein wichtiger Schritt in der Arbeitsraumgestaltung ist es, die durch die Arbeit bedingte Belastung möglichst zu reduzieren. Hier gibt es bereits eine relativ breite gesetzliche Grundlage, die sicherstellen soll, dass Arbeitsbelastungen nicht zu gesundheitlichen Schäden führen. Verfolgt man jedoch das Ziel einer Produktivitätssteigerung, so lohnt es sich, die Belastungen etwas differenzierter zu betrachten.
Im Alltag von Großraumbüros, aber auch von kleineren Mehrpersonenbüros, ist nicht nur der Lärm an sich (also die Lautstärke) ein großes Problem, sondern auch das Mithören von anderen Gesprächen. Dabei treten zwei Belastungssituationen gleichzeitig auf, zum einen die Verletzung von Privatheit, zum anderen der sogenannte „irrelevant speech effect“. Dieser bedeutet, dass die Wahrnehmung von Gesprächen, auch wenn man sie nicht versteht, eine starke Irritation darstellt, weil man unbewusst versucht, eben doch zu verstehen. Es ist belegt, dass sich dies nicht nur auf das Gedächtnis auswirkt, sondern auch auf konkrete Arbeitsleistungen, wie der Geschwindigkeit beim Schreiben. Neben Abschirmungsmaßnahmen gibt es auch innovative Lösungen, wie eine Sound Maskierung, die verhindert, dass Gespräche anderer im Büro wahrgenommen werden.
Belastungsreduktion bedeutet jedoch auch, dass ein Ausgleich für eine bestehende Belastung geboten werden sollte, um durch kurze Regenerationsphasen die Leistungsfähigkeit wieder herzustellen. Dieser Belastungsausgleich wird vor allem in den Pausen erfolgen. Blicken wir wieder auf unser Beispiel mit dem gesprächsbelasteten Großraumbüro, so erkennen wir, dass wir für den Belastungsausgleich einen ruhigen Raum brauchen. Bestehen die Pausenräume „nur“ aus Sozialräumen, wo man Zusammensitzen und sich unterhalten kann, wird dieser Ausgleich nicht stattfinden können. Hier brauchen wir ruhige Pausenräume, die dies auch in der Gestaltung ausdrücken.
Belastungsausgleich kann auf verschiedenen Wahrnehmungskanälen passieren. So ist es möglich, durch Farben ein feuchtes Raumklima in ihrer Wirkung zu entschärfen. Diese Entschärfungsmaßnahmen sind natürlich der zweite Schritt, nach der Einhaltung von gesetzlichen Rahmenbedingungen, und auch nur dann sinnvoll, wenn die jeweilige Belastung mit der Tätigkeit verknüpft ist. Anderenfalls ist es natürlich anzuraten, die Belastung selbst zu reduzieren.

Verbesserung der Kommunikation und Teamarbeit

Sehr häufig ist die Arbeitseffizienz von der Möglichkeit der Kommunikation abhängig. Daher sind Bürolayouts, und die Anordnung der Räumlichkeiten, entscheidend für effektive Arbeit. Entspricht diese Anordnung nicht den Arbeitsabläufen, oder auch nicht der hierarchischen Struktur, so werden in der Kommunikation Störungen auftreten. Diese zu beseitigen verlangt ev. eine räumliche Umstrukturierung. Die Kommunikation kann auch durch akustische Maßnahmen verbessert werden, indem schallschluckende Oberflächen und sogenannte Akustikelemente verwendet werden.

Vermeiden von Burn Out

Der Anteil von Räumen bei der Vermeidung von Burn Out ist sehr hoch, wird jedoch bisher zu wenig in die Diskussion einbezogen. Nicht nur die oben beschriebene Reduktion von Belastungen ist wichtig, sondern vor allem auch die Möglichkeit zur Kurzzeitregeneration. Dies bedeutet nicht, dass man Wohlfühloasen einrichtet. Arbeitsplätze bleiben Arbeitsplätze. Die Forschungsergebnisse zeigen jedoch ganz klare Wege, wie eine Kurzzeitregeneration möglich ist und die Arbeitsleistung dabei steigt.
So hat man etwa erkannt, dass der Blick vom Arbeitsplatz in eine grüne Naturlandschaft Stressparameter innerhalb von ca. 40 sec erheblich reguliert, also in den Normalbereich bringt. Ebenso wurde durch Forschungen belegt, dass diese Wirkung nicht nur auftritt, wenn man aus einem Fenster blickt, sondern auch dann, wenn man ein Bild betrachtet. Doch besonders beim Thema Burn Out gilt – einfache Lösungen funktionieren nicht. Die räumlichen Einflussfaktoren sind so vielschichtig, dass eine Bestandsanalyse unumgänglich scheint.

Langfristiges Denken lohnt sich

Gerade dann, wenn man betriebswirtschaftlich denkt, ist der langfristig effektive Einsatz von Mitteln notwendig. Hier eine Beispielrechnung aus Walden (2008):

Stellen wir die Gebäudekosten (exklusive der Kosten für Ausstattung) in Relation zu den Personalkosten, so werden wir erkennen, dass die Gebäudekosten nur einen sehr geringen Anteil (ca. 8%) der Gesamtkosten eines Unternehmens ausmachen. Rechnet man noch die Kosten für Wartung, Heizung, Säuberung usw. weg, bleiben im Schnitt 5% der Gesamtkosten übrig. Würde man die Gebäudekosten, für bestimmte Qualitätsmerkmale, um 10% erhöhen, bedeutet dies 0,5% Steigerung der Gesamtkosten. In Relation dazu stehen 10 – 15% an potentieller Effizienzsteigerung, also ein Faktor von 1:20 bis 1:30.

Die langfristige Investition in Gebäude und Räume lohnt sich also besonders, weil es auch eine Investition in die humanen Ressourcen von Unternehmen ist, die auch eine stärkere Unternehmensbindung mit sich bringt.

Autor

Mag. Herbert Reichl
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